O David Allen, no seu método GTD (Getting Things Done - Fazer bem as coisas), refere que se não tem mais e-mails por tratar do que aqueles que consegue visualizar no ecran, então pode manter a caixa de entrada do email como lembrança do que tem de tratar aqui.
Contudo, raramente isto acontece e o mais normal é haver um volume muito maior do que esse.
Assim, hoje vamos organizar os e-mails, seguindo o método GTD:
1. Use a tecla "Delete". Ordene os seus email por remetente, desta forma é possível eliminar rapidamente vários e-mails sem interesse. Elimine todos os e-mails que não lhe interessam.
2. Crie um Arquivo simples, mas funcional. Transfira, para o Arquivo, os e-mails a que já respondeu ou que têm informação que pretende guardar.
3. Responda aos e-mails cuja resposta demora menos de 2 minutos. Veja se tem e-mails a que ainda precisa de responder e cuja resposta não demore mais de 2 minutos e responda a estes Agora. Arquive no local certo.
4. Crie mais duas pastas:
4.a) Acção: transfira para esta pasta todos os e-mails que ainda tem de responder, mas cuja resposta demora mais de 2 minutos,
4b) a Aguardar Resposta: transfira para esta pasta todos os e-mails que ainda precisa da resposta de alguém para fechar o assunto.
5. Neste momento já deve ter a sua caixa de entrada vazia.
Agora para manter a caixa de entrada com um número mínimo de e-mails, tem de executar os passos anteriores com regularidade, ou seja, pelo menos 1 vez por dia. uma boa altura para fazer isto é quando vai mudar entre duas tarefas que exigem muita concentração. esta limpeza dos e-mails é uma tarefa leve que lhe permite descansar e espairecer um pouco a mente.
Não esqueça também de definir um ou mais períodos de tempo, no seu dia, para responder aos e-mails que estão na pasta "Acção". Por exemplo, no início do dia de trabalho e após o intervalo de almoço.
Quanto à pasta "a Aguardar Resposta", visite-a pelo menos uma vez por semana para confirmar se os assuntos já estão resolvidos ou se precisa de reenviar um e-mail para lembrar alguém que está à espera de uma resposta dela.
Frase de hoje: "O primeiro passo na vida de qualquer pessoa é admitir que nada sabe." Pam Brown
Contudo, raramente isto acontece e o mais normal é haver um volume muito maior do que esse.
Assim, hoje vamos organizar os e-mails, seguindo o método GTD:
1. Use a tecla "Delete". Ordene os seus email por remetente, desta forma é possível eliminar rapidamente vários e-mails sem interesse. Elimine todos os e-mails que não lhe interessam.
2. Crie um Arquivo simples, mas funcional. Transfira, para o Arquivo, os e-mails a que já respondeu ou que têm informação que pretende guardar.
3. Responda aos e-mails cuja resposta demora menos de 2 minutos. Veja se tem e-mails a que ainda precisa de responder e cuja resposta não demore mais de 2 minutos e responda a estes Agora. Arquive no local certo.
4. Crie mais duas pastas:
4.a) Acção: transfira para esta pasta todos os e-mails que ainda tem de responder, mas cuja resposta demora mais de 2 minutos,
4b) a Aguardar Resposta: transfira para esta pasta todos os e-mails que ainda precisa da resposta de alguém para fechar o assunto.
5. Neste momento já deve ter a sua caixa de entrada vazia.
Agora para manter a caixa de entrada com um número mínimo de e-mails, tem de executar os passos anteriores com regularidade, ou seja, pelo menos 1 vez por dia. uma boa altura para fazer isto é quando vai mudar entre duas tarefas que exigem muita concentração. esta limpeza dos e-mails é uma tarefa leve que lhe permite descansar e espairecer um pouco a mente.
Não esqueça também de definir um ou mais períodos de tempo, no seu dia, para responder aos e-mails que estão na pasta "Acção". Por exemplo, no início do dia de trabalho e após o intervalo de almoço.
Quanto à pasta "a Aguardar Resposta", visite-a pelo menos uma vez por semana para confirmar se os assuntos já estão resolvidos ou se precisa de reenviar um e-mail para lembrar alguém que está à espera de uma resposta dela.
Frase de hoje: "O primeiro passo na vida de qualquer pessoa é admitir que nada sabe." Pam Brown
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