O método GTD - Getting Things Done (em português: Fazer bem as coisas) foi criado pelo americano David Allen e é um método de produtividade que transforma a nossa vida e nos permite fazer muito mais com menos esforço.
Este método tem por base 5 passos:
1. Recolher
Consiste em utilizar repositores físicos (caixas de entrada) para tudo aquilo que atrai a nossa atenção.
Registar tudo o que temos de fazer e o que não queremos esquecer.Tirar os assuntos da nossa mente.
"A nossa mente é para ter ideias e não para as armazenar." David Allen
2. Processar
Diariamente devemos esvaziar as caixas de entrada.
Esvaziar não é, necessariamente, resolver tudo.
Para cada assunto que está na nossa caixa de entrada temos de definir duas coisas:
1) qual o resultado desejado para este tópico?
2) qual a próxima acção para avançar com este tópico?
Para este passo é usado um "Diagrama do fluxo de trabalho", que nos permite decidir o que fazer com cada assunto que está na nossa caixa de entrada.
Em primeiro lugar colocamos a seguinte questão: O assunto é susceptível de acção?
Se não é susceptível de acção, então o assunto tem 3 possíveis destinos:
a) Lixo
b) Referência (para arquivar)
c) Incubação (algo que não precisamos agora, mas pode ser útil mais tarde - lembrete na agenda ou algo que gostaríamos de fazer no futuro - lista de Algum dia /Talvez)
Se sim, é susceptível de acção, colocamos mais algumas questões:
d) posso fazer em menos de 2 minutos? Então, Fazer
e) Sou a melhor pessoa para fazer isto? Se não, então Delegar
f) Se demora mais de 2 minutos e tenho de ser eu a fazer, então vou Adiar:
f1) se tem dia e hora específico - marcar na Agenda
f2) se não tem dia e hora específico - inserir na lista de Próximas acções.
g) Se precisa de mais do que uma etapa para ser concluído, então tenho um Projecto, para o qual tenho de definir a próxima acção.
3. Organizar
Estruturar um sistema para gerir as nossas próximas acções. Podemos começar por criar listas básicas:
a) Projectos
b) Próximas acções
c) A aguardar resposta
d) Agenda
Podemos sub-categorizar as nossas listas por contexto, por exemplo, acções a fazer no computador, acções a fazer na rua, acções a fazer em casa, etc.
4. Rever
Diariamente devemos olhar para a nossa Agenda e lista de Próximas acções para saber o que temos de fazer hoje.
Semanalmente devemos analisar todo o nosso sistema para manter tudo sob controlo.
5. Fazer
Como decidir o que fazer em cada momento?
Com o nosso sistema organizado é fácil tomar esta decisão, com base em 3 critérios:
a) Contexto (o que posso fazer no local em que estou?)
b) Tempo (o que posso fazer construtivamente com o tempo que tenho disponível?)
c) Energia e nível de atenção (o que posso fazer com sucesso em função da energia e do nível de atenção que tenho no momento?)
Numa próxima publicação explicarei mais detalhadamente outras abordagens complementares para a decisão do que fazer em cada momento.
Frase de hoje: "A nossa mente é para ter ideias e não para as armazenar." David Allen
1. Recolher
Consiste em utilizar repositores físicos (caixas de entrada) para tudo aquilo que atrai a nossa atenção.
Registar tudo o que temos de fazer e o que não queremos esquecer.Tirar os assuntos da nossa mente.
"A nossa mente é para ter ideias e não para as armazenar." David Allen
2. Processar
Diariamente devemos esvaziar as caixas de entrada.
Esvaziar não é, necessariamente, resolver tudo.
Para cada assunto que está na nossa caixa de entrada temos de definir duas coisas:
1) qual o resultado desejado para este tópico?
2) qual a próxima acção para avançar com este tópico?
Para este passo é usado um "Diagrama do fluxo de trabalho", que nos permite decidir o que fazer com cada assunto que está na nossa caixa de entrada.
Em primeiro lugar colocamos a seguinte questão: O assunto é susceptível de acção?
Se não é susceptível de acção, então o assunto tem 3 possíveis destinos:
a) Lixo
b) Referência (para arquivar)
c) Incubação (algo que não precisamos agora, mas pode ser útil mais tarde - lembrete na agenda ou algo que gostaríamos de fazer no futuro - lista de Algum dia /Talvez)
Se sim, é susceptível de acção, colocamos mais algumas questões:
d) posso fazer em menos de 2 minutos? Então, Fazer
e) Sou a melhor pessoa para fazer isto? Se não, então Delegar
f) Se demora mais de 2 minutos e tenho de ser eu a fazer, então vou Adiar:
f1) se tem dia e hora específico - marcar na Agenda
f2) se não tem dia e hora específico - inserir na lista de Próximas acções.
g) Se precisa de mais do que uma etapa para ser concluído, então tenho um Projecto, para o qual tenho de definir a próxima acção.
3. Organizar
Estruturar um sistema para gerir as nossas próximas acções. Podemos começar por criar listas básicas:
a) Projectos
b) Próximas acções
c) A aguardar resposta
d) Agenda
Podemos sub-categorizar as nossas listas por contexto, por exemplo, acções a fazer no computador, acções a fazer na rua, acções a fazer em casa, etc.
4. Rever
Diariamente devemos olhar para a nossa Agenda e lista de Próximas acções para saber o que temos de fazer hoje.
Semanalmente devemos analisar todo o nosso sistema para manter tudo sob controlo.
5. Fazer
Como decidir o que fazer em cada momento?
Com o nosso sistema organizado é fácil tomar esta decisão, com base em 3 critérios:
a) Contexto (o que posso fazer no local em que estou?)
b) Tempo (o que posso fazer construtivamente com o tempo que tenho disponível?)
c) Energia e nível de atenção (o que posso fazer com sucesso em função da energia e do nível de atenção que tenho no momento?)
Numa próxima publicação explicarei mais detalhadamente outras abordagens complementares para a decisão do que fazer em cada momento.
Frase de hoje: "A nossa mente é para ter ideias e não para as armazenar." David Allen
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